Uno pensaría que tantos años usando esta herramienta nos harían más competentes, pero el correo electrónico, en algunos casos, es considerado uno de los mayores factores de pérdida de tiempo en el trabajo.
El correo electrónico ha existido durante décadas, y aunque muchas empresas se están moviendo a plataformas de comunicación como Slack, no va a desaparecer pronto.
«El correo electrónico es una lista de cosas por hacer que no controlas», dice Aye Moah, jefe de producto y cofundador del proveedor de software de productividad Boomerang. «Es un protocolo abierto, y cualquiera que pueda obtener tu dirección de correo electrónico puede imponerse y exigir atención en tu bandeja de entrada».
Su facilidad de uso también se suma a la frustración, agrega Eric Holmes, miembro del departamento de composición en Purdue University Global. «Es muy fácil responder a un correo electrónico, tanto en términos de tiempo como de esfuerzo, y debido a esto, muchas personas envían mensajes no desarrollados y respuestas innecesarias», dice. «Si las personas tuvieran que tomarse el tiempo que las generaciones anteriores necesitaban para escribir físicamente un memorando o una carta, habrían reducido significativamente la cantidad de comunicaciones escritas, ya que cada una de ellas requeriría mucho más tiempo y esfuerzo».
Dado que el correo electrónico es como el Lejano Oeste de la comunicación, abundan los errores. Aquí siete de los más comunes que probablemente estés cometiendo cuando envías un correo electrónico a alguien:
1. Poner TODO en mayúsculas en tu línea de asunto
Omite la línea de asunto en mayúsculas. «Es como un ataque al corazón orientado a engañarte para que abras el correo electrónico». «Es el equivalente en Internet de gritar, y a nadie le gusta que le griten». «Los estafadores y las personas que intentan enviar spam a tu bandeja de entrada utilizan estas técnicas, y ya no son efectivas «, indica Moah.
Los usuarios que escribieron un correo electrónico con una línea de asunto con mayúscula recibieron una respuesta un 30% menos frecuente, según un estudio de Boomerang. Si algo es realmente urgente, Moah recomienda omitir todas las tapas y simplemente declarar la urgencia en el tema.
«Si tienes un plazo, explícalo en el asunto», dice ella.
Si bien todo en mayúsculas es malo, una línea de asunto completamente minúscula también es mala. Los correos electrónicos que se iniciaron con una letra minúscula obtuvieron una respuesta el 28.4% del tiempo, en comparación con una tasa de respuesta del 32.6% para aquellos el uso correcto de las mayúsculas, según una investigación de Boomerang.
2. Líneas de asunto poco claras.
Evita poner algo genérico en el asunto, como «Hola». «Si el tema no está claro, el receptor podría no saber de qué se trata la conversación».
Y no olvides cambiar la línea de asunto si la conversación cambia. Los correos electrónicos que se envían a un grupo grande de personas a menudo pueden tener una deriva de tema. Si agregas información o haces una pregunta que no está directamente relacionada con el hilo, actualice la línea de asunto, dice Moah.
«Si no escribes una nueva línea de asunto, el hilo no se puede encontrar fácilmente más tarde», dice ella. «Actualízalo o comienza un nuevo hilo».
3. No usar cc y cco.
Es tentador enviar correos electrónicos con cada destinatario en la sección «para:», pero usar los campos «cc:» y «cco:» puede transmitir información sin tener que escribirla, dice Holmes.
«Al agregar personas en un correo electrónico en el encabezado ‘a:’ se observa que se espera la entrada, mientras que ‘cc:’ informa a los destinatarios que están siendo llevados al ciclo pero que no se requiere ninguna acción», dice.
«Al mismo tiempo, ‘cco:’ permite a los destinatarios saber que su participación como espectadores es en secreto. Al utilizar estos títulos sabiamente, puede ahorrar tiempo, esfuerzo y proporcionar información a los destinatarios de forma encubierta, si es necesario «.
4. Escribir demasiado o muy poco.
Si bien escribir un breve correo electrónico es bueno, depende del tema del mensaje, dice Moah. «Un gran error es cuando las personas no transmiten adecuadamente la complejidad del tema».
«No seas superficial acerca de un tema serio; asegúrate de que la gravedad corresponda con la longitud del correo electrónico que estás enviando. Pero no envíes 5.000 palabras si lo único que deseas es comer una pizza juntos «.
5. No cerrar un correo electrónico con una expresión de gratitud.
Cuando corresponda, cierra tu correo electrónico con una expresión de gratitud, como «Gracias» o incluso mejor «Gracias de antemano».
Estas aprobaciones aumentan la tasa de respuesta en un 36% en comparación con otros métodos, según Boomerang.
«Muestran que aprecias a la persona que presta atención a tu mensaje», dice Moah, agregando que agradecer a alguien por adelantado hace que la persona sea más propensa a querer hacerte un favor.
6. Envío de correos electrónicos los lunes.
Si bien no es malo enviar un correo electrónico el lunes, las personas no siempre están de buen humor y son más propensas a cometer errores, dice Moah.
«El lunes es el primer día para comenzar a levantarse temprano después del fin de semana, y la gente comete más errores en su correo electrónico; eso afecta la tasa de respuesta», dice ella.
«Si tienes que enviar un correo electrónico importante el lunes, tómate un tiempo para asegurarse de que esté libre de errores».
El estudio de Boomerang encontró que el lunes es cuando las personas son las más negativas en sus líneas de asunto, y los correos electrónicos negativos son los menos propensos a obtener una respuesta.
7. Esperar una respuesta inmediata.
Aunque enviar un correo electrónico es un proceso rápido e inmediato, no se garantiza una respuesta inmediata, dice Holmes.
«Mucha gente confunde correos electrónicos y mensajes de texto, y no son lo mismo», dice.
«Cuando envías un correo electrónico no urgente a un compañero de trabajo, es importante recordar que pueden tener otras cosas que hacer que pueden ser un problema más urgente o que aún no han visto tu mensaje original. Vivir en la cultura de la mensajería instantánea está haciendo que nos estemos acostumbrando a ella, y que la gente se vuelva cada vez más impaciente «.
